Czy wgląd w akta to czynność przed sądem? apl. adw. Mirosława Sintek

Swój pierwszy wgląd w akta miałam 23 grudnia. Było to kilka dni po złożonym ślubowaniu. Uroczystość niewątpliwie wyczekiwana i podniosła, ale …z pewnością wbrew założeniu niektórych z jej uczestników (w tym i mnie) nie otrzymaliśmy w jej trakcie legitymacji aplikanckich. Zważywszy, że niebawem miałam dokonać pierwszego wglądu w akta, rokowania nie były najlepsze.

Patronka doradziła mi, abym poszła z dokumentem tożsamości, upoważnieniem i uchwałą o wpisie na listę aplikantów adwokackich. Na wszelki wypadek dodatkowo byłam zalogowana w panelu adwokata, aby pokazać pani w czytelni, że jestem aktywną członkinią samorządu. W ten oto sposób udało mi się bez problemu dokonać wglądu i fotokopii akt. Wprawdzie w sądzie nikt nie zakwestionował mojego statusu jako osoby uprawnionej do dokonania czynności, ale wieść o niej (za sprawą story na Instagramie) wywołała pytania o to, jak to możliwe, że ledwie tuż po ślubowaniu przeglądałam akta? A było to tak…

W obu ustawach korporacyjnych (art. 77 ustawy prawo o adwokaturze i art. 35¹ ustawy o radcach prawnych) jest zapisane, że aplikant po sześciu miesiącach aplikacji może zastępować adwokata (radcę) przed sądami, organami ścigania, organami państwowymi, samorządowymi i innymi instytucjami, z wyjątkiem Sądu Najwyższego, Naczelnego Sądu Administracyjnego, Trybunału Konstytucyjnego i Trybunału Stanu.

Rzecz w tym, że niektórzy przewodniczący wydziałów, a także niektóre izby pod owo zastępowanie adwokata (radcę) przed sądem podciągają także uzyskiwanie prostych informacji o sprawie, w szczególności przeglądanie akt. Przepisy te w różnych rejonach Polski mogą być różnie interpretowane (niektórzy żartobliwie twierdzą, że ustawy nie przyjęły się jednolicie). Warto jednak przypomnieć, że aplikant obcujący z aktami sprawy sądowej, nie jest ani osobą przypadkową, ani anonimową. Ba! Nie jest nawet osobą samodzielną – działa na zlecenie i pod nadzorem patrona, na mocy ustawy składa ślubowanie i ponosi odpowiedzialność dyscyplinarną.

Niektórzy uważają, jednakże, że wszystko, co robi aplikant w imieniu adwokata (radcy) w sądzie, jest jego zastępowaniem. Bez wyjątku dla przeglądania akt. Czy słusznie? Niekoniecznie.

Zastępowanie adwokata (radcy) to nie tylko występowanie przed sądem na rozprawie i składanie np. oświadczeń woli za stronę lub wniosków dowodowych, czy przesłuchanie świadków. Czy da się to porównać do przeglądania akt, które jest czynnością wręcz mechaniczną? Wgląd w akta i wykonywanie ich fotokopii mogą być klasyfikowane jako czynności techniczne, ponieważ obejmują głównie działania o charakterze organizacyjnym i administracyjnym. Nie wymagają one podejmowania decyzji prawnych czy interpretacji przepisów, lecz opierają się na wypełnianiu określonych procedur. Zarówno przepisy procedur, jak i regulamin sądów powszechnych upoważniają przewodniczącego konkretnego wydziału (np. cywilnego czy karnego) do wydawania zezwolenia na przejrzenie akt innym osobom niemającym uprawnień procesowych. Z tych przepisów korzystają np. dziennikarze przeglądający akta sądowe.

– „Wartością chronioną w tym wypadku jest sprawność wymiaru sprawiedliwości. Nie ma uzasadnienia dla żadnych ograniczeń, które nie wynikają z przepisów procedury – wskazywał adwokat Jakub Jacyna[1] – Poza tym, jeśli adwokat czeka na korytarzu, to nie może w tym czasie załatwić innego klienta. Ostatecznie tracimy wszyscy.”

Dokonywanie fotokopii wpływa korzystnie nie tylko na pracę profesjonalnych pełnomocników, ale także na pracę Sądu i czytelni – nie angażuje pracowników Sądu w dokonywanie kserokopii.

Prawo dostępu do akt sprawy regulowane jest przepisami KPC oraz KPK. W tych przypadkach dostęp do akt przysługuje stronom, ich pełnomocnikom, obrońcom oraz innym uprawnionym osobom. Aplikanci nie zostali zakwalifikowani przez ustawodawcę do oddzielnej kategorii pomiotów, lecz mogą działać na podstawie upoważnień udzielonych przez adwokatów (radców) będących ich patronami lub zlecających określone czynności.

Tyle uwag ogólnych, pora na konkret.

Procedura uzyskania wglądu do akt:

1. umówienie akt; w celu uzyskania wglądu do akt aplikant powinien je zamówić (telefonicznie, mailowo lub poprzez złożenie odpowiedniego wniosku);

2. przyjście do czytelni o czasie i przedłożenie stosownego upoważnienia i legitymacji/uchwały o wpisie na listę + dokumentu tożsamości, upoważnienie powinno zawierać:

• dane aplikanta i adwokata (radcy) udzielającego upoważnienia;
• sygnaturę sprawy;
• zakres uprawień, w tym zgodę na przeglądanie akt i wykonywanie ich fotokopii;

3. przeglądanie akt; po spełnieniu ww. wymogów formalnych, aplikant może przeglądać akta w wyznaczonym miejscu, zwykle w czytelni akt;

4. fotokopie; zgodnie z przepisami, osoby uprawnione mają prawo do wykonywania fotokopii akt na własny koszt. W praktyce oznacza to możliwość skorzystania z własnych urządzeń takich jak telefon, tablet czy skanery przenośne. Sądy oferują również usługi kserograficzne za dodatkową opłatą.

Praktyczne wskazówki dla aplikantów:

1. dokładne przygotowanie dokumentacji; aby uniknąć opóźnień, warto zadbać o poprawność i kompletność składanego upoważnienia. Dobrze sformułowany dokument znacznie ułatwi proces akceptacji.
2. znajomość regulacji wewnętrznych sądu; każdy sąd może mieć własne procedury dotyczące dostępu do akt i wykonywania kopii. Warto zapoznać się z tymi zasadami przed wizytą w danej jednostce.
3. zachowanie ostrożności i poufności; podczas przeglądania akt aplikant powinien pamiętać o zasadach etyki zawodowej oraz ochronie danych osobowych. Niedopuszczalne jest udostępnianie treści akt osobom nieupoważnionym.

Możliwość wglądu i wykonywania fotokopii akt jest ważnym elementem przygotowania aplikantów do wykonywania zawodu. Przestrzeganie procedur oraz zasad etyki zawodowej pozwala nie tylko skutecznie realizować zadania, ale również budować zaufanie do instytucji wymiaru sprawiedliwości. Dlatego też aplikanci powinni dokładnie znać przepisy oraz praktyczne aspekty dotyczące dostępu do akt w sądach, organach ścigania, organach państwowych, samorządowych i innych instytucji.

Okręgowa Rada Adwokacka w Warszawie (ORA) aktywnie interweniuje w kwestiach dotyczących dostępu aplikantów adwokackich do akt sądowych. W piśmie z 23 lutego 2024 r. Dziekan ORA, adw. Mikołaj Pietrzak, zwrócił się do Sądu Okręgowego Warszawa-Praga w Warszawie z prośbą o umożliwienie adwokatom i aplikantom adwokackim wglądu w akta oraz wykonywania fotokopii bez konieczności uzyskiwania uprzedniej zgody sędziego. Dziekan podkreślił, że wymóg każdorazowej zgody sędziego wydłuża proces przeglądania akt i nie jest praktykowany w większości sądów, co negatywnie wpływa na realizację obowiązków zawodowych adwokatów oraz prawa obywateli do sądu.

 

apl. adw. Mirosława Sintek

 

[1] https://www.rp.pl/aplikacje-i-egzaminy/art16264021-aplikant-traktowany-gorzej-niz-sekretarka [dostęp na dzień 23 stycznia 2025 r.]